Lo que tienes que saber antes de organizar un congreso. Organizar un congreso no es una tarea fácil, para que salga a la perfección hay que tener en cuenta muchos detalles y sobre todo, es fundamental ser muy exhaustivo con la coordinación tanto de proveedores como de personas del equipo implicadas en la organización del evento.
Apectos a tener en cuenta:
Define un presupuesto
Es imprescindible que tengas claro cuál es el presupuesto con el que cuentas y a qué lo vas a destinar: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, servicio de catering, cafés y comidas, inversión en comunicación del evento, actividades, etc. Define todas las partidas económicas del congreso para no llevarte sorpresas.
En el apartado del presupuesto, no debes pasar por alto los patrocinios. Es una práctica muy habitual y muy recomendable buscar patrocinadores o empresas que se ocupen de subvencionar o sufragar determinados gastos o actividades que se van a desarrollar dentro del congreso. Los patrocinios te permitirán incrementar el presupuesto, y además, generar sinergias muy interesantes con empresas con las que puedas tener objetivos comunes.
Elección del espacio perfecto
El lugar de celebración del congreso es una cuestión fundamental de la cual van a depender muchas de las decisiones que tomes posteriormente y, entre otras cosas, va a marcar el tipo de actividades y servicios extra que puedes ofrecer a los asistentes al evento.
En lo que se refiere a los venues, también el mundo de los congresos, tiene nuevas tendencias. Cada vez son más los organizadores de eventos que apuestan por lugares más innovadores y originales. Está creciendo de forma vertiginosa los congresos que se celebran en espacios tipo museos, jardines, edificios históricos o singulares, haciendas o fincas, bodegas, etc. Aunque es verdad que los auditorios siguen siendo los clásicos espacios elegidos para celebrar este tipo de eventos, tanto para grandes congresos como para aquellos de menor tamaño.
Elegir al equipo ideal
Conformar un buen equipo organizador es clave para que las cosas funcionen, de modo que lo primero que tendrás que decidir son las personas, que junto contigo, se van a ocupar de todos los aspectos que van a influir en la definición, planificación y desarrollo del congreso.
Una vez que tengas formado el equipo, lo ideal es que nombres responsables de cada área, definas rigurosamente las tareas y objetivos de cada uno de ellos para que los procesos estén perfectamente cualificados y elabores un retroplanning que refleje todas las tareas y los tiempos.
Tenlo claro, una buena coordinación y un alto grado de compromiso e implicación de los miembros del equipo es clave para conseguir el éxito del evento.
El programa
Una de las cuestiones que más te va a traer de cabeza cuando organices un congreso es la elaboración del programa, ya que supone la columna vertebral del evento y muchas veces no resulta sencillo que todo cuadre como te gustaría.
Por eso, la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es fundamental. Por un lado, tendrás que coordinar a todos los ponentes, ponerte en contacto con ellos y proponerles que participen en tu congreso, que te confirmen su asistencia, cuadrar los horarios de las ponencias con sus agendas, etc. Además, tendrás que encajar actividades extras, comidas, descansos, talleres, momentos para Networking, etc. Recuerda que es importante seguir el paso a paso de la organización de congresos casi al pie de la letra.
Lo ideal es diseñar un programa variado y atractivo con sesiones que no superen en exceso los 20 minutos y, si es posible, que permitan la interacción. Como organizador tienes que procurar ser muy estricto con los tiempos para que las sesiones y actividades no se eternicen.
Elige ponentes que sean referentes en el sector
Los ponentes son fundamentales para la calidad y credibilidad del contenido. Es muy importante realizar una selección de personas expertas, que sean referentes en el tema que se va a tratar. Sin duda contar con ponentes de referencia aumentará el interés del congreso.
Recuerda que es muy interesante tratar de cerrar los ponentes con la mayor antelación posible, para que puedas garantizar la elaboración del programa del evento.
Definición de estrategia
Tendrás que tomarte tu tiempo para definir qué estrategia llevarás a cabo para comunicar el evento y analizar qué herramientas son las más eficaces para ello: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, patrocinios, etc.
El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de una comunicación eficaz, y ésta no se limita a la convocatoria, va mucho más lejos, así que tendrás que plantear una estrategia que ofrezca contenidos innovadoresque logren generar interés tanto en el sector como de los medios de comunicación.
Tampoco te olvides de la comunicación post- evento, agradece la asistencia y elabora un informe detallando conclusiones y mensajes importantes del evento.
Consigue que los asistentes vivan una experiencia única
Si quieres aportar un valor diferencial a tu congreso, deja de lado las clásicas ponencias al más puro estilo clase magistral y apuesta por los eventos interactivos. El objetivo es que los asistentes vivan una experiencia única e inolvidable, de modo que consigas crear una conexión emocional que logre imprimir los valores de tu marca en ellos.
Una vez más, la tecnología juega un papel fundamental en todo esto, ya que existen múltiples opciones que puedes incorporar a tu evento con las que lograrás impactar de verdad a todos los que se acerquen por allí. Recursos como pantallas de led de alta resolución, tecnología láser, photocalls interactivos, realidad aumentada, hologramas, etc. pueden dejar a los asistentes con la boca abierta.
Actividades lúdicas: no todo tiene por qué ser trabajo
Sobre todo si tu congreso va a durar varios días, es muy interesante que planifiques algunas actividades lúdicas como comidas, cenas o espectáculos que sirvan para distender el ambiente y favorecer las relaciones entre los asistentes.